La crise de la COVID-19 et le confinement ont poussé les entreprises vers la pratique massive du télétravail. Épouser cette tendance n’est pas forcément évident pour les PME, mais des solutions clé en main existent : la preuve avec Microsoft Teams.
Si le télétravail a été et reste aujourd’hui salvateur pour des dizaines de milliers d’entreprises à travers le monde, la mise en place et le maintien de cette manière de travailler à distance ne sont pas toujours aisés. Les grandes entreprises, qui possèdent des infrastructures réseau, mais également des équipes dédiées, sont forcément plus avantagées que les PME qui n’ont pas nécessairement les outils en main pour activer rapidement les protocoles de télétravail. Car il ne suffit pas de fournir aux collaborateurs un ordinateur portable pour que la magie opère immédiatement à domicile : des besoins en matière d’applications et de communication sont très présents pour maintenir une productivité au même niveau qu’en présentiel. Pour cela, les PME peuvent compter sur les solutions de Microsoft, comme Teams.
Microsoft Teams, une solution clé en main
Avec Teams, les TPE/PME peuvent bénéficier d’une solution entièrement basée sur les serveurs de Microsoft : le premier intérêt de ce choix est donc que l’entreprise n’a pas à investir dans une infrastructure réseau maison ou dans tout autre équipement coûteux, qui peut peser dans ses budgets. De même, il n’y a pas besoin d’équipe dédiée pour se charger de la gestion de cette solution : Teams se paramètre très facilement, en fonction des besoins des collaborateurs.
Microsoft Teams assure donc une mise en service rapide et intuitive, y compris à distance : il s’agit d’un outil qu’il est possible de mettre à disposition des collaborateurs même si ces derniers sont déjà en télétravail, puisque aucune installation n’est nécessaire sur les postes. Sa prise en main très simple permet à l’utilisateur d’être opérationnel très rapidement et d’accéder immédiatement à ses différentes fonctionnalités, notamment pour l’organisation de visioconférences, mais pas seulement.
Organisez votre environnement de travail avec Teams
En effet, Teams ne propose pas seulement une manière d’organiser des réunions à distance en quelques clics, comme peuvent le faire d’autres outils. Microsoft Teams est, en réalité, un véritable support d’organisation de l’environnement de télétravail. Utile dans de nombreux métiers permettant le travail à distance, la solution prend place au cœur de l’environnement Microsoft 365 : elle donne notamment accès à des applications bureautiques connues et reconnues comme Word, Excel ou encore PowerPoint, et offre aux équipes la possibilité de travailler sur des documents de manière collaborative. Cela permet aux collaborateurs d’avancer de concert sur un même projet, tout en évitant de multiplier les versions d’un même fichier et de multiplier des échanges de mails chronophages.
Teams embarque également un planificateur intégré qui permet d’avoir constamment un œil sur les tâches en cours, mais aussi sur les réunions programmées, le tout en temps réel. Et ce n’est pas tout, puisque cet outil offre également aux collaborateurs l’opportunité de se réserver des temps de pause dans leur journée, en planifiant des périodes « Ne pas déranger » : une manière simple de se préserver durant les phases de télétravail, et ainsi rester alerte et productif au quotidien.
Un lien indispensable, même à distance
Le télétravail présente un risque non négligeable d’isolement entre les collaborateurs et les équipes : les TPE/PME misent beaucoup sur la dynamique de la proximité en présentiel, et il est essentiel de maintenir le lien lors de phases de travail à distance. Microsoft Teams porte bien son nom : le service assure la continuité du travail en équipe en permettant d’intervenir de manière collaborative sur des documents, mais il offre également la possibilité aux collaborateurs d’organiser des réunions sonores et visuelles, et de communiquer au quotidien par l’intermédiaire d’une messagerie instantanée dynamique. Des fonctionnalités utiles lors de sessions de travail à la maison, mais également au sein de l’entreprise : des échanges accélérés et des interventions plus agiles sur les documents comptent parmi les clés de la productivité au quotidien.
Une solution sécurisée
Parce qu’elle utilise toute la puissance du cloud de Microsoft, la solution Teams assure également la sécurité des documents de l’entreprise : les fichiers sont stockés sur des serveurs à distance, ce qui les met à l’abri de pertes de données éventuelles, de manœuvres malveillantes ou encore du vol d’un ordinateur sur lequel de précieuses informations seraient stockées uniquement en local. Teams donne accès aux documents de n’importe où et depuis n’importe quelle plateforme, que le collaborateur ait sous la main son ordinateur, une tablette tactile ou encore un smartphone.
Mais, sécurité oblige, il est bien évidemment possible de paramétrer les différents outils pour en restreindre l’accès en cas de besoin : depuis les paramètres d’administration de Teams, de nombreuses fonctionnalités sont disponibles pour gérer précisément la solution de Microsoft. Les collaborateurs eux-mêmes peuvent paramétrer les accès aux différents documents, de la simple lecture à l’édition complète de ces derniers. Et en cas de problème, les sauvegardes réalisées en temps réel permettent de revenir très simplement à une version antérieure. De quoi dire adieu aux documents perdus et aux mauvaises manipulations.
Microsoft Teams disponible chez Fleetinfo
Contactez-nous afin d’en apprendre davantage sur le service Microsoft Teams
Tél.: 1-855-836-4877
Courriel: [email protected]
