Comment gérer le déménagement de son parc informatique ?

Préparer son déménagement de parc informatique

 

Le déménagement d’entreprise représente un bouleversement important dans la vie d’une entreprise. Certes positif à de nombreux égards, il n’en reste pas moins délicat à vivre.

Les étapes sont nombreuses et celle du transfert informatique représente une phase sensible à préparer et à réaliser. Les implications techniques et logistiques sont multiples et l’activité de votre entreprise en dépend.

Fort d’une expérience de plus de 10 années dans le déménagement professionnel, Fleetinfo vous dit tout ce qu’il faut savoir sur le transfert informatique lors d’un déménagement d’entreprise.

 

Aménagement, déménagement et implantation d’entreprise

Un déménagement informatique doit être abordé comme un vrai projet. Son succès réside surtout dans sa préparation, qui demande méthodologie et expertise.

C’est l’occasion de repenser son infrastructure : moment propice pour se poser des questions sur la pertinence d’un up-grade matériel ou logiciel, sur la rationalisation du pôle impression de l’entreprise, sur l’opportunité de l’hébergement de tout ou une partie des serveurs.

Déménager son parc informatique nécessite une approche professionnelle. Voici les étapes cléfs qui sont à respecter lors de votre déménagement informatique.
À ne surtout pas oublier : prévoir une solution de secours pendant le laps de temps où vos systèmes d’information seront indisponibles. Et bien évidemment, vos nouveaux locaux doivent être prêts d’avance pour un déménagement plus rapide.

1. Site de départ : faites l’inventaire de votre parc informatique

Chaque matériel doit être inventorié, rapproché du plan d’implantation et étiqueté.
Le jour du déménagement informatique, les machines doivent être testées, éventuellement sauvegardées et nettoyées. Elles sont ensuite déconnectées puis conditionnées dans les règles de l’art.
Pour cette tâche, il est recommandé de faire appel à un prestataire qui se chargera d’identifier chaque poste par rapport à son utilisateur afin de permettre sa traçabilité. Votre infogérant devra travailler en collaboration avec votre directeur d’information. Le but étant d’assurer la sauvegarde des serveurs et des baies de brassage, avant un quelconque transfert. Votre prestataire est également censé tester tous les réseaux, déconnecter puis reconnecter chaque appareil le jour du transfert.

2. Optez pour une assurance et un transport adaptés

Un serveur ne se déménage pas comme un meuble. De nature fragile, votre matériel informatique doit être transporté dans des véhicules qui doivent obligatoirement être :

– Capitonnés
– Climatisés
– À suspension hydropneumatique

Le transport du matériel peut être assuré par le déménageur ou une société spécialisée. Dans les deux cas, le contrôle du bon conditionnement et de la traçabilité des matériels pour assurer le redémarrage des équipements sont primordiaux.

Avant de déplacer vos systèmes d’information, il est fortement recommandé d’analyser et de réajuster le contrat d’assurance lié au transport de votre parc informatique.
Préférez une assurance ad valorem ou encore valeur de remplacement afin d’assurer vos outils informatiques.
Attention : il est primordial de protéger vos fichiers sensibles. Parmi eux, on peut citer vos fichiers clients, votre comptabilité ou encore votre base de données.

Le déménagement d'un parc informatique doit se faire de manière structurée pour éviter toute perte de données.

Votre matériel informatique doit être relocalisé dans les meilleures conditions.

3. À votre arrivée : reconnexion, assistance et contrôle

Déménager un parc informatique ce n’est pas seulement débrancher et rebrancher des appareils d’un endroit à un autre.
En effet, il faut prendre en compte le rôle et la place de chaque outil dans l’écosystème composé du système d’information de votre entreprise. De ce fait la relocalisation implique aussi la gestion des différents câbles réseaux et téléphonie. Aussi, l’emplacement de vos photocopieurs et des terminaux à usages collectifs doit être pris en compte.

Après être arrivés, tous les équipements doivent donc être pointés un par un et leur reconnexion doit faire l’objet d’une validation. Certains nécessiteront d’être re paramétrés avant utilisation. Dans ce cas, il faut compter 30 minutes d’intervention par poste. Cependant, attention au surcoût de main d’œuvre valorisée (dépassement horaire des techniciens devant attendre la disponibilité des postes).
En cas de casse ou de panne, le matériel doit être remplacé ou réparé rapidement pour ne pas pénaliser la reprise de l’activité. Là encore, un surcoût est à prévoir.

En résumé

Sans oublier le repérage et l’étiquetage du matériel, l’élaboration des documents de suivis. La bonne coordination des équipes, la mise en place de procédures de sécurité grâce à l’audit et les solutions de sauvegarde. Tout cela permet de raccourcir et de sécuriser considérablement la phase de mise en oeuvre du déménagement informatique, afin qu’elle se passe dans les meilleures conditions pour une reprise de l’activité rapide. Un déménagement informatique peut être complexe, sans l’intervention d’un expert dans le domaine.
Fleetinfo, accompagne les entreprises pour un déménagement informatique en toute sérénité.

Prenez votre temps, organisez vous bien pour que le jours J tout se passe pour le mieux. Mais pensez aussi au fait, qu’avec l’équipe Fleetinfo, votre déménagement se fera beaucoup plus vite, sera fait efficacement et surtout vous coûteras beaucoup moins chers.

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